Дмитрий
Калмыков Ведущий менеджер IT-проектов X5 Retail Group
Кирилл
Перепелкин Начальник отдела по работе с персоналом торговой сети "Пятерочка"
Иван
Кантемиров Менеджер IT-проектов торговой сети "Пятерочка"
– Кто был инициатором внедрения системы учета рабочего времени (УРВ) в вашей компании? Какие задачи был призван решить этот проект?
Дмитрий Калмыков
– Инициатором проекта выступила дирекция по управлению персоналом. Предусматривалось комплексное решение вопроса УРВ с прицелом на постепенный переход к гибкому планированию графиков работы персонала. Для этого требовался суммированный учет рабочего времени каждого сотрудника. Тогда в компании уже работала пропускная система на базе бесконтактных карт, и мы имели богатый опыт, в том числе негативный: потерянные и испорченные карты, регистрация одного сотрудника вместо другого и др. Требовался надежный способ идентификации человека по признаку, который нельзя потерять или передать другому. Так мы пришли к биометрии.
При этом полностью отказаться от применения бесконтактных карт было невозможно. Как известно, около 3% человечества в силу физиологических особенностей или характера профессиональной деятельности очень плохо идентифицируется по папиллярному узору – таким сотрудникам выдавались карты.
– С какими технологиями и решениями по УРВ вы ознакомились в процессе выбора подходящего варианта? На чем остановились и какие факторы были в этом вопросе решающими?
Дмитрий Калмыков
– Мы провели анализ рынка, рассмотрели практически все компании, которые предлагают решения по учету рабочего времени. Доминирующей на рынке была технология идентификации на основе папиллярного узора пальца, на ней и остановились. Решения на основе распознавания лиц в то время (2012 г.) были менее надежны. Затем мы провели несколько конкурсов среди подрядчиков, провели пилот на различных моделях оборудования, чтобы оценить удобство и точность распознавания.
Наш выбор основывался прежде всего на необходимости решить проектные задачи в рамках бюджета, а также с учетом особенностей объектов, где должно было размещаться оборудование.
Кирилл Перепелкин
У нас много магазинов, некоторые из них находятся в местах, не позволяющих обеспечить стабильную качественную связь с ЦОД. Поэтому терминалы УРВ должны иметь возможность работать автономно, в том числе для очень крупных объектов (2000–4000 человек), связываясь с сервером только для синхронизации данных. По этой же причине терминалы не должны были быть слишком дорогими и слишком сложными – обслуживание на удаленных объектах должно сводиться к небольшому набору операций. Терминалы должны были иметь очень простой русифицированный пользовательский интерфейс, поскольку сотрудники, которым приходится на них регистрироваться, не всегда знакомы с основами компьютерной грамотности.
Дмитрий Калмыков
Резюмируя, можно сказать, что выбор технологии и выбор платформы был основан на следующих факторах:
– Как повлиял масштаб компании на выбор решения?
Дмитрий Калмыков
– Масштаб компании, безусловно, повлиял на наш выбор. Нам требовалось распределенное решение: терминалы УРВ, как правило, устанавливаются на небольших объектах (от 30 до 100 сотрудников на один магазин), но с общей базой данных на управляющем сервере, а это более 120 тыс. человек в целом по компании. При этом все терминалы системы должны управляться централизованно и опрашиваться сервером не менее чем один раз в 10 минут. Далеко не все продукты, которые мы рассматривали, могли обеспечить выполнение этих требований. Большинство решений, предлагаемых сейчас в России, ориентированы на небольшие компании, которым требуется не так уж много: распечатать в конце месяца ведомость прихода-ухода, которую можно визуально сверить с табелем сотрудника. Необходимость интеграции с СУП при нашем масштабе была одним из самых серьезных барьеров для имеющихся на рынке решений.
Первоначально проект охватывал 600 магазинов (около 30 тыс. сотрудников), теперь он включает порядка 3000 объектов, или около 70 тыс. сотрудников. Примерно половина из них ежедневно регистрируется через систему УРВ.
– Опишите, как работает ваша система, какие терминалы и ПО используются, с чем интегрирована?
Кирилл Перепелкин
– Мы используем специализированные терминалы. Встроенное ПО было серьезно доработано под наши требования, а управляющая система интегрирована с нашей системой управления персоналом (СУП). Все кадровые изменения (прием сотрудника, увольнение, перевод) в режиме реального времени отображаются в СУРВ. Специально под нас было разработано решение для идентификации сотрудников, чьи биометрические шаблоны еще не успели завести в систему, хотя они уже приняты на работу (такое случается в магазинах, расположенных в глубинке, далеко от офисов HR).
Мы не предусматривали изначально интеграцию СУРВ с системой контроля и управления доступом (СКУД), поскольку система развертывалась на большом количестве объектов (в начале – 600 магазинов, в настоящее время более 10 тыс.), на каждом из которых СКУД имела свои особенности. Мы понимали, что это повлечет за собой сложности. Возможно, по мере совершенствования наших систем мы придем к тому, что СУРВ и СКУД будут интегрированы или сольются, это вполне логично.
– Были ли проблемы при внедрении СУРВ, как их решили?
Дмитрий Калмыков
– Как говорилось выше, наша СУРВ интегрирована с СУП, причем это двустороннее взаимодействие: из СУП в СУРВ поступают данные о кадровых изменениях, обратно – статистика, на основании которой формируются внутренние отчеты. На этапе внедрения проекта сложности, конечно, были, причем не только технические. Основная тяжесть интеграции легла на СУРВ, так как СУП – бизнес-критичная система компании, и доработки в ней требовалось свести к минимуму. Нам пришлось работать в очень тесном контакте с подрядчиком; фактически, наши специалисты выполнили всю постановочную часть работы.
Управление большим числом устройств потребовало доработки управляющего интерфейса. По сути, под нас было разработано Web-приложение, позволяющее управлять терминалами с любого мобильного устройства.
Кирилл Перепелкин
Но самые большие проблемы при внедрении были связаны не с техникой, а с людьми. Контроль рабочего времени – не самый популярный процесс, и прежде всего необходимо было преодолеть психологический барьер. Биометрия практически у каждого человека порождает детективные ассоциации, и нам приходилось объяснять, что мы не храним отпечатки пальцев сотрудников, что биометрический шаблон не позволяет их восстановить и мы не сможем получить "картинку" ни из системы, ни из терминала. Затем требовалось научить сотрудников регистрироваться правильно. Мы вывешивали инструкции, проводили обучение, и все же прошло больше трех месяцев, прежде чем ошибки при регистрации пошли на спад. На крупных объектах мы столкнулись с проблемой очередей: при пересменке у терминала сталкивались два потока сотрудников – на вход и на выход; при этом имело значение даже то, что для выбора режима "вход" или "выход" требовалось несколько секунд. Мы доработали ПО терминалов так, чтобы одна их часть постоянно работала в режиме "вход", а другая – в режиме "выход".
От идеи до внедрения прошло около двух лет. Система в настоящее время внедрена только для персонала магазинов и распределительных центров, где рабочие смены жестко нормированы. Для офисных сотрудников требуется другой подход – мы работаем над этим.
– Как вы оцениваете эффективность работы системы?
Дмитрий Калмыков
– Мы оцениваем время, которое сотрудник проводит на рабочем месте. Статистика показывает, что до внедрения СУРВ за счет опозданий и ранних уходов мы теряли около 5% времени рабочих смен. Введение контроля привело к тому, что этот показатель снизился до 0,5%. Наш проект "вернул" компании 4,5% рабочего времени, в наших масштабах это довольно много. Есть и другие факторы, но выразить их численно гораздо сложнее. Например, сокращение потребности в персонале за счет более точного планирования занятости сотрудников.
– На что вы посоветуете обращать внимание при выборе подрядчика?
Кирилл Перепелкин
– Во всех проектах, особенно основанных на использовании новых технологий, прежде всего важны деловые качества подрядчика: честность, добросовестность, умение соблюсти взятые на себя обязательства, наличие ресурсов для поддержки системы.
Обязательно нужно проверить, насколько подрядчик готов обеспечить ваши потребности в оборудовании, причем в приемлемые для вас сроки. У него должна быть собственная команда и все необходимые инструменты для кастомизации системы, в том числе встроенного ПО оборудования, если, конечно, вы не планируете использовать только стандартный функционал. Наконец, подрядчик должен гарантировать наличие всех необходимых сертификаций оборудования и системы для работы в РФ.
И даже если кажется, что подрядчик именно таков, обязательно необходим пилотный проект, причем достаточного масштаба, чтобы оценить на практике соответствие заказчика и параметров системы заявленному.
– На каких решениях следует остановиться для внедрения самой современной СУРВ – импортных или отечественных? На чем нельзя экономить?
Дмитрий Калмыков
– Не так важно, импортное или отечественное решение выбирается, главное – соответствие характеристик решения требованиям заказчика. Эти требования должны быть сформулированы до начала проекта как можно более подробно. А еще важна способность производителя быстро и качественно адаптировать свое решение к меняющимся потребностям. Как только биометрический учет времени начинает работать в компании, ему тут же находится множество применений помимо того, которое первоначально закладывалось в проект.
Экономия без оценки последствий обернется затратами в ходе эксплуатации. Важна предпроектная проработка решения; начиная внедрение, вы должны очень хорошо понимать, чего хотите достичь. Может потребоваться несколько пилотных проектов, чтобы окончательно определиться с выбором платформы.
Совершенно точно нельзя экономить на качестве оборудования. Вы должны точно знать, кем ваше оборудование будет поддерживаться, как будут выполняться допоставки, гарантийная замена, доработки, особенно если выбираете технику в недорогом сегменте. И, наконец, нельзя экономить на компетенции специалистов. УРВ на базе биометрии – сложная система, и в компании обязательно должны быть люди, понимающие, как она работает, и способные ее развивать.
– Какие проекты у вас на очереди? В каком направлении, по вашему мнению, будут развиваться технологии УРВ?
Иван Кантемиров
– Учет рабочего времени у нас автоматизирован, мы совершенствуем его и будем продолжать это делать. Сейчас, например, мы дорабатываем систему, которая позволит подключать к ней любые типы терминалов учета времени от разных производителей. Параллельно ищем на рынке модели, удовлетворяющие нашим специфическим требованиям, это непросто – нам нужен производитель, который сможет быстро дорабатывать под нас и Hardware, и ПО. Если среди читателей есть разработчики терминалов – мы готовы рассмотреть ваши предложения. Основное требование – универсальность технологии идентификации. Для развития системы мы больше не рассматриваем технологию распознавания по папиллярному узору пальца в силу упоминавшихся выше ограничений. Мы ищем устройства, позволяющие надежно идентифицировать 100% сотрудников.
Мировая тенденция развития систем СУРВ и СКУД – видеораспознавание личности. Передовые компании, в том числе Samsung и Apple, внедряют у себя распознавание людей по лицу.
Опубликовано: Журнал "Системы безопасности" #5, 2017
Информация и фото с http://lib.secuteck.ru/articles2/sys_ogr_dost/surv-kak-chast-biznes-sistemy