М.В. Бялый
Генеральный директор ООО "Актив-СБ"
Дежурный по станции:
- Поезд из Ромашкова прибывает… или опять опаздывает?
Паровозик:
- Паровозик из Ромашкова больше не будет опаздывать
Простая арифметика
Кому из руководителей не знакомы опоздания сотрудников, их продолжительные отсутствия на рабочих местах, внезапные болезни и "ой, я сегодня не приду…", -- все это отрицательно сказывается не только на трудовой дисциплине коллектива, но и наносит существенный урон любому бизнесу.
Простая арифметика показывает, что если количество выполненной работы напрямую зависит от времени нахождения сотрудника на рабочем месте, то два опоздания в неделю по полчаса, двенадцатиминутные ежечасные перекуры и отсутствие на работе хотя бы в течение одного дня в месяц дают "на круг" 2 х 0,5 х 4 + 7 х 0,2 х 21 + 1 х 8 = 41,4 пропущенных часов, а это порядка 25% всего рабочего времени. А теперь подумайте, какие вы прикладываете усилия, чтобы увеличить свои плановые показатели на 25% в месяц, и как легко можете их потерять.
Краткая справка
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.
Любая система учета рабочего времени должна решать несколько задач.
1. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплате, среди которых есть форма табеля учета рабочего времени. Бухгалтерия получает точную и исчерпывающую информацию о количестве часов, отработанных каждым сотрудником за отчетный период. Это позволяет сделать эффективный и точный расчет зарплаты, управлять тарифными ставками, производить расчет оплаты труда в ночное и сверхурочное время.
2.Руководитель компании оперативно получает полную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, наличии и отсутствии сотрудников на рабочих местах, с помощью разветвленной системы отчетов детально анализирует использование рабочего времени.
3. Отдел кадров (служба персонала) легко и быстро в автоматизированном порядке формирует общие и детализированные отчеты; получает полные сведения о недоработках, переработках, опозданиях, прогулах, ранних приходах сотрудников на работу и поздних уходах с нее; использует данные, предоставляемые программой учета рабочего времени, в работе с нарушителями трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.
4. Секретариат, диспетчерские и т.п. службы всегда располагают достоверными сведениями о нахождении сотрудников на рабочих местах, по запросу руководителя (клиентов, заказчиков и т.п.) могут предоставлять информацию о планируемом времени появления отсутствующего работника на рабочем месте.
5. Служба безопасности держит под наблюдением входы и выходы в здания и помещения компании, получая в режиме реального времени сведения о прохождении сотрудников через пункты контроля, использует функции разграничения доступа для дополнительного контроля посещений уполномоченными сотрудниками особо важных объектов (хранилищ, складов, серверных и т.п.).
Система учета рабочего времени
Пассажир:
- Безобразие! Что за безобразие, мы же опоздаем на станцию!
Паровозик:
- Да? Ну и что! Но если мы не увидим первых ландышей, мы опоздаем на всю весну.
Что же представляет собой система учета рабочего времени, и какие условия необходимы для ее полноценного функционирования?
Системы учета рабочего времени (СУРВ) являются логичным развитием систем контроля и управления доступа (СКУД) и имеют практически ту же техническую базу (считыватели, контроллеры), что и СКУД. Встречаются также варианты со считывателями, подключаемыми напрямую к компьютеру через USB-порт, что в СКУД практически не применяется.
Программное обеспечение СУРВ работает следующим образом. Например, на входе и выходе предприятия установлено по одному считывателю, каждый из которых соответственно отвечает за вход и выход. Все временные отчеты о том, какая карта и в какое время отметилась на входном и выходном считывателях, фиксируются, а затем компьютер вычисляет время, в течение которого обладатель карты находился на территории предприятия. ПО также позволяет производить расчеты по определению отработанного сотрудником времени за любой интересующий промежуток времени -- неделю, месяц, год и т.д. Существуют СУРВ с ПО, которые в состоянии самостоятельно производить расчеты, связанные с начислением заработной платы на каждого работника предприятия, а также учитывать денежные затраты работника за питание в столовой предприятия, пользование автостоянкой и другими услугами.
Для более эффективного применения СУРВ выпускаются специализированные считыватели, которые функционально гораздо "богаче" обычных считывателей СКУД. Отличие их в том, что они имеют клавиатуру с расширенным набором клавиш (функциональные клавиши) и встроенный дисплей с несколькими строками. Если работнику необходимо выйти с территории предприятия в неурочное время по уважительной причине (например, в связи с болезнью или местной командировкой), то он прикладывает свою карту к считывателю и после ее идентификации нажимает на клавиатуре одну из функциональных клавиш. Каждая такая клавиша соответствует одной из разрешенных администрацией предприятия причин выхода в неурочное время. Если работник указал системе причину несвоевременного ухода по болезни, то спустя определенное время он должен предоставить в соответствующий отдел предприятия документы, подтверждающие факт его заболевания. Если работник этого не сделал и покинул территорию предприятия без уважительной причины, то по прошествии определенного времени СУРВ оповестит все соответствующие службы предприятия о данном событии. Система автоматически может заблокировать начисление данному работнику заработной платы. Тот же алгоритм используется в системе, когда речь идет о несвоевременном уходе в связи с производственной необходимостью.
Если на предприятии установлена СУРВ, запрограммированная на учет по гибким графикам работы, то специализированный считыватель выполняет функции информационного терминала системы. Любой сотрудник предприятия может подойти к считывателю и, идентифицировав себя посредством карты доступа, получить информацию о количестве отработанных им часов и о том, сколько времени ему необходимо отработать до окончания контрольного промежутка времени.
Примеры организации системы учета рабочего времени
Пассажир:
- А почему сейчас стоим?
Паровозик:
- Рассвет! Каждый рассвет единственный в жизни! Ну, ехать пора! Ведь мы опоздаем!
Пассажир:
- Да, но если мы не увидим рассвет мы можем опоздать на всю жизнь!
Паровозик:
- Но мы должны прибыть вовремя !
Как же правильно организовать систему учета рабочего времени? Ведь не все предприятия одинаковы, и у каждого из них свои особенности функционирования. Рассмотрим некоторые типичные примеры.
Пример 1
Предприятие оснащено несколькими проходными с турникетами и единой системой учета рабочего времени.
Обычно для прохода на такие предприятия используются Рroximity- или, реже, smart-карты. Отличительная особенность smart-карт -- возможность хранения идентификационного кода в специальной защищенной перезаписываемой области; процесс обмена данными между картой и считывателем осуществляется по криптозащищенному протоколу. И хотя риск кражи или утери карты остается, ее подделка практически невозможна даже при наличии мощнейшей вычислительной техники. Понятно, что в этом случае приход и уход сотрудников с работы будет фиксироваться достаточно точно, так как он осуществляется через турникет под зорким наблюдением охранника. (На проходной необходимо установить систему фотоидентификации, которая позволяла бы охране сверять изображение из базы данных со внешностью проходящего сотрудника, а для дополнительного контроля можно поставить видеокамеру, которая будет записывать каждый проход работника.)
Сложнее дело обстоит с контролем нахождения персонала на своем рабочем месте. Особенно это тяжело осуществимо в отделах, работающих с многочисленными клиентами, где днем входные двери "не закрываются", или там, где происходит активное перемещение самих сотрудников между отделами. Впрочем, в подобной ситуации можно установить систему типа RTLS.
Real time location system (RTLS) - система определения местоположения в режиме реального времени, предназначенная для определения текущего местоположения объекта в некотором заданном пространстве. Каждый объект, за которым производится наблюдение, помечается специальной меткой. После этого можно наблюдать за перемещением объекта по территории на карте, а также сохранять историю перемещений для последующего анализа. Для определения местоположения объекта по периметру контролируемых помещений в фиксированных точках размещаются базовые станции Wi-Fi. Вся территория комплекса делится на логические зоны, при переходе объекта из одной зоны в другую, по желанию заказчика, можно организовать выдачу сигнала предупреждения на монитор оператора
Если же необходимо контролировать только "перекуры" и "обеды" своих подчиненных, то вы сможете обойтись установкой на двери "курилки" двух считывателей и ввести за правило осуществлять проход в это помещение "по одному". В столовой же будет полезно внедрить систему обедов по карточкам и установить на входе турникет, который будет четко фиксировать время, проведенное сотрудником за обедом. Правда, такие системы будут работать не везде (например, работники склада могут курить на улице, и обеды им приносят в подсобку), возможно, система видеонаблюдения в этом случае даст гораздо больший эффект, чем система контроля доступом.
Для бесперебойного функционирования СУРВ на предприятии необходимо выполнение нескольких условий:
Пример 2
Компания арендует помещение в офисном центре или любом другом месте, и ее офис не оборудован собственной "контрольной" проходной. Как мы видим из первого случая, наличие механических преград доступу (турникеты, шлюзы и т.п.), а также контроль охраны за точками входа и выхода с территории центра позволяют практически полностью исключить подмену индентификаторов со стороны сотрудников. Поэтому, если у Вас есть такая «общая» проходная, все достаточно просто- ставьте систему учета, построенную на работе с карточками, и подключайте ее или напрямую к ПК через USB, или к контроллеру. (Второй вариант предпочтительней, так как это будет полностью независимая система.). Есть большая доля вероятности, что сотрудники не смогут передавать карточки друг другу, так как в этом случае возможность уйти через проходную будет затруднена.
При отсутствии общей проходной можно, конечно, доверить "роль турникета" мощному доводчику на двери офиса, а функцию охраны возложить на секретаря, но где гарантии, что сотрудники не войдут в сговор с вашей «псевдо»охранной? Даже при наличии системы видеонаблюдения руководитель вряд ли станет просматривать записи, чтобы получить информацию обо всех приходах и уходах. Как исключить возможность обмана системы?
Вам понадобиться биометрическая система идентификации. Самыми распространенными биометрическими системами являются системы распознавания по отпечатку пальца. Достоинство таких систем в экономии на персональных идентификаторах и невозможности их "обмана" (конечно, если с этой целью не используются демонстрируемые в боевиках способы прохода с применением отрезанных пальцев; кстати, даже в этом случае пальцы должны быть теплые, иначе система их не опознает). Минусы таких систем:
Способы подключения считывателей по отпечатку пальцев аналогичны "карточным", но стоит помнить, что большинство баз данных для работы с биометрией "отъедают" значительные ресурсы у компьютера, а потому установка их на компьютер секретаря не всегда является удачным решением.
Неоценимая помощь бухгалтерии
В первом и втором примерах нами были рассмотрены, так сказать, "управленческие" моменты организации учета рабочего времени. Но не будем забывать, что и для бухгалтерии такие системы смогут оказать неоценимую помощь в эффективном и точном расчете зарплаты, управлении тарифными ставками, определении оплаты труда в ночное и сверхурочное время. Для этого в большинстве СУРВ предусмотрена выгрузка данных в формате XML, XLS и т.п. (для их дальнейшей обработки в специальных программах). Однако такой вид обмена данными может быть неудобным для бухгалтерии по следующим причинам:
Многие отечественные разработчики СУРВ пытаются произвести полную интеграцию своих систем с самыми популярными в нашей стране бухгалтерскими продуктами (в частности, производства компании "1С"). Успешные интеграции таких СУРВ характеризуются следующими признаками:
Специализированные продукты
Существуют в системах учета рабочего времени и специализированные продукты. Например, на рынке охранных услуг распространены решения, в основе которых лежит контроль за обходом охранников.
Принцип действий этих систем стандартный:
Логичным продолжением подобных систем стало появление системы контроля обхода объекта персоналом, работающей в режиме реального времени. В ее основе лежит тот же "жезл охранника", но передача данных происходит в постоянном режиме с помощью каналов связи GPRS/GSM.
Преимущество системы заключается в возможности контроля передвижений персонала на любом расстоянии, где бы он не находился, и в быстром получении информации о событиях, требующих оперативного вмешательства (взлом, нападение, отсутствие на контрольной точке и т.п.).
Подобные системы могут использоваться при контроле за регистрацией и продолжительностью пребывания на объектах заказчика работников различных служб сервиса (телефонного, лифтового, компьютерного обслуживания, мерчендайзеров). Контрольные пункты могут устанавливаться снаружи или внутри обслуживаемых устройств (например, на сигнальных или телефонных коммутаторах, лифтах, серверах, полках с товаром и т.п.).
Для контроля работы офисных служащих существуют программы, с помощью которых можно отслеживать работу сотрудников на компьютерах. Такие программы обладают функцией контроля и учета рабочего времени сотрудников; мониторинга и учета использования компьютеров; отслеживания и мониторинга действий пользователей; учета программного обеспечения и многими другими.
В любом случае, какая бы программа учета рабочего времени ни была вами выбрана, следует помнить, что главное в таких программах - это ЛЮДИ… и трудовая дисциплина…
Дежурный по станции:
- Опять паровозик из Ромашково поет! Значит, он встретил что-то очень интересное.